Cómo ser autónomo en España (y los 6 errores que debes evitar)

Alexis Damen | 18 de abril de 2023

La emoción te invade. Has tenido una idea genial, sabes que estás listo para ayudar a los clientes que te necesiten y estás impaciente para empezar. Pero primero tienes que saber exactamente qué hay que hacer para ser freelance (autónomo) en España. Si haces los pasos correctos, lo lograrás en poco tiempo.

¿Cómo ser autónomo en España?

Tienes un millón de preguntas. Para empezar, ¿cuántos documentos tienes que rellenar? ¿Es caro ser autónomo? ¿Es complicado? En este artículo te damos respuesta a estas preguntas y muchas más. Vamos allá:

¿Qué significa ser autónomo?

Los autónomos son personas que no trabajan a cambio de un sueldo ni directamente para ninguna empresa. Por el contrario, ofrecen servicios, igual que cualquier empresa, a otras empresas o clientes para su propio beneficio. En lugar de recibir un sueldo, emiten facturas por trabajos finalizados o cobran anticipos regulares.

Pulsa aquí si quieres aceptar más métodos de pago en tu negocio como autónomo

Como autónomo, eres a la vez el jefe y el empleado. Tienes que estar pendiente de los impuestos, de la contabilidad, del marketing, del servicio de ventas y atención al cliente y también de la logística. También tienes toda la libertad para establecer tus términos y condiciones.

En España, los freelance tienen que pagar el impuesto sobre la renta de las personas físicas y deben presentar declaraciones trimestrales de IVA, mientras que el impuesto de los empleados se deduce directamente de su salario mensual.

¿Qué diferencia hay entre ser autónomo y trabajar por cuenta propia?

En realidad ser freelance o autónomo y trabajar por cuenta propia vendría a ser lo mismo. Ambos trabajan para varios clientes sin tener ningún contrato de trabajo. Popularmente, cuando hablamos de trabajador autónomo a menudo nos referimos a proveedores de servicios como escritores, diseñadores de páginas web o consultores. En cambio, si hablamos de trabajadores por cuenta propia solemos referirnos a mecánicos, fontaneros o electricistas. Para todos ellos podríamos usar los términosfreelance, autónomo o trabajador por cuenta propia, igual que para un propietario de una food truck o para cualquier persona que venda productos en mercados online como Amazon o eBay.

Ventajas e inconvenientes de ser autónomo

Ser freelance presenta muchas ventajas, principalmente la libertad, pero también algunos inconvenientes. Vamos a ver los principales pros y contras de esta forma de trabajar:

Ventajas de ser autónomo:

Más flexibilidad. No estás ligado al horario de nadie, lo que significa que puedes dedicar el tiempo que tú quieras, sea mucho o poco, a hacer lo que más te gusta fuera del trabajo. Evidentemente, esto tiene un precio, porque cuando no trabajas pierdes la oportunidad de generar más ingresos.
Eres tu propio jefe. Las decisiones empresariales las tomas tú. Tú eliges la marca, los colores, los textos, los clientes, el horario y todo lo demás. Como eres el jefe, tú decides cómo llevar el negocio. Por supuesto, tienes que vender servicios o productos, lo que significa que tienes que atender las necesidades de tus clientes. Siempre hay alguien ante quien responder, incluso si eres autónomo.
Tarifas. La tarifa por horas o por proyectos suele ser más elevada si trabajas como freelance que si trabajas como empleado para otra empresa. En general, los clientes están dispuestos a pagar más para un contrato a corto plazo o proyecto individual ya que esto les permite ahorrarse las posibles bajas y los privilegios habituales de los empleados.
Variable. Algunos trabajos pueden convertirse en rutinarios al poco tiempo de hacerlos. Cuando te encuentras en esta situación, te sientes como atascado en una rueda en la que todo se repite una y otra vez y con la que siempre se obtienen los mismos resultados. Como autónomo, tienes la libertad de elegir los trabajos que quieres, por lo que si un tipo de proyecto te aburre, siempre puedes cambiar en el próximo proyecto y hacer algo distinto. Aunque por supuesto tampoco es tan sencillo, ya que, para empezar, tienes que encontrar un proyecto y convencer al cliente de que te lo asigne a ti.

Inconvenientes de ser autónomo:

Riesgo. Como freelance, solo cobrarás si el cliente queda satisfecho con el trabajo que le hayas hecho. No se te pagarán las horas dedicadas a marketing, ventas ni contabilidad, entre otras. Si no encuentras clientes, no generarás ingresos. Trabajar para otros, generalmente significa que por el simple hecho de presentarte al trabajo tienes el suelo asegurado.
Seguridad Social. En España, la Seguridad Social para la mayoría de profesiones cuesta un mínimo de 288,98 € al mes. Sirve como contribución a cosas como la atención sanitaria y tu pensión. Las personas que se dan de alta por primera vez como autónomos pueden beneficiarse de una versión reducida con tarifa plana a partir de 60 € al mes. Esto es un inconveniente, especialmente en España, pero para establecerte como autónomo en cualquier país tendrás que tener en cuenta los impuestos y el coste del seguro.
Pensiones. No entras automáticamente en un esquema de pensiones y, en España, la pensión del estado deja mucho que desear, especialmente para los autónomos.
Hazlo tú mismo. Como freelance, tu negocio lo llevas tú. Esto significa que tienes que hacerlo todo o pagar a alguien para que lo haga por ti, lo que cuesta dinero o tiempo y puede impedirte hacer otras cosas que te encantan.

¿Qué se necesita para ser autónomo en España?

Para hacerse freelance en España hay una variable principal. Si eres ciudadano de la Unión Europea/Espacio Económico Europeo (UE/EEE) o de Suiza, el proceso para registrarte como autónomo es casi idéntico al que debes seguir si eres ciudadano español. De lo contrario, hay que tener en cuenta algunas cosas más. Vamos a ver qué se necesita para ser autónomo en ambos casos:

Ciudadanos de la UE/EEE y Suiza

1. Obtén el NIE (Número de Identificación de Extranjero)

Es el número de identificación para los impuestos. Es único y se trata de uno de los documentos más importantes que necesitas para registrarte como freelance en España. Los ciudadanos nacidos en España ya tienen un número de identificación, el denominado DNI (Documento Nacional de Identidad), que hace la misma función.

2. Regístrate para los impuestos de ingresos (IRPF) e IVA

Para ser autónomo en España, debes pagar tus impuestos y también estás obligado a pagar el IVA (impuesto sobre el valor añadido) en un 21%, de modo que debes registrarte en la agencia encargada de los impuestos, la llamada Agencia Tributaria, AEAT o Hacienda. Vas a necesitar:

Pasaporte y copia
Número NIE
Empadronamiento (registro de tu dirección).
Modelo 30 (para registrarte como residente contribuyente)

3. Define tu actividad económica

La Agencia Tributaria también deberá saber qué tipo de trabajo harás como autónomo para que puedas pagar los impuestos relativos a tu sector. Necesitarás el Modelo 036 o Modelo 037 para confirmar tu nombre, ubicación y tipo de actividad económica.

Una vez te hayas registrado en Hacienda, tendrás 30 días para darte de alta en la Seguridad Social como trabajador autónomo en el denominado Régimen Especial Para Trabajadores (RETA). Esto tendrás que hacerlo aunque no tengas ningún ingreso. Vas a necesitar:

Pasaporte y copia
Número NIE
Empadronamiento (registro de tu dirección)
Formulario TA.0521 rellenado para informar de tu actividad económica
Información bancaria si quieres pagar por adeudo directo

5. Obtén los permisos necesarios

Algunos autónomos requieren de licencias especiales para trabajar en España, especialmente si quieren contratar a trabajadores o si el trabajo que desempeñan afecta a otras personas. Por ejemplo, si trabajas de cara al público, o trabajas desde casa pero necesitas recibir a los clientes, vas a necesitar la Licencia de Apertura.

6. Abre una cuenta bancaria en España

No es imprescindible tener una cuenta bancaria en España para trabajar en este país como autónomo, pero te hará la vida más fácil. Te facilitará los cobros y podrás vincular la cuenta a los pagos que recibas. Además, las contribuciones que debes hacer obligatoriamente a la Seguridad Social se deducirán cada mes de esta cuenta bancaria española.

Ciudadanos de fuera de la UE/EEE y Suiza

1. Visado de trabajo como freelance en España

Si no eres ciudadano de la UE/EEE ni Suiza, tendrás que solicitar un Visado de trabajo por cuenta propia en España. Esto te permitirá vivir y trabajar legalmente en España como autónomo. El visado tiene una validez de un año, mientras que la validez de cada renovación es de dos años. Necesitarás:

Tener por lo menos 18 años
Certificado de Antecedentes Penales
Certificado médico
Justificante de seguro médico privado
Justificante de experiencia académica o profesional adecuada
Justificante de fondos
Formulario del Modelo EX-07 rellenado
Pasaporte y copia
Un plan empresarial viable
Plan de inversión suficiente

2. Permiso de residencia

Tienes que hacerte con él en los 30 primeros días tras tu llegada a España.

3. Todo lo que necesitan los ciudadanos de la UE/EEE y Suiza

Consulta la lista anterior.

¿Puedes ser autónomo mientras trabajas a tiempo completo?

En España sí se puede trabajar como freelance mientras se trabaja también por cuenta ajena. Es lo que oficialmente se denomina «pluriactividad». Si contribuyes al sistema de impuestos por partida doble, puedes beneficiarte de ciertas deducciones en la Seguridad Social, tanto si tu trabajo es a tiempo completo como si es a tiempo parcial.

Cómo empezar un negocio como autónomo en España

El simple hecho de plantearte empezar tu propio negocio como freelance en España ya es un motivo de orgullo, pero tienes que asegurarte que estás listo para obtener beneficios de tu actividad en este país. Sigue estos ocho pasos para empezar:

1. Define los servicios que vas a ofrecer

Antes de decidir qué servicios vas a ofrecer, tienes que establecer una necesidad. ¿Qué problema estás resolviendo o qué deseo estás ayudando a cumplir? A partir de aquí, puedes definir tu marca. No se trata tanto de logos, colores y fuentes del sitio web, sino de quién eres tú como empresa. Piensa en tus valores, tu finalidad, la personalidad de tu marca y tu público. ¿Qué les importa y dónde están?

2. Registra tu negocio como autónomo

Como ya sabes, los requisitos para registrar tu negocio dependerán de si eres o no ciudadano de la UE/EEE o Suiza. Sigue las instrucciones que aparecen más arriba para empezar.

3. Crea una página web y/o perfiles de redes sociales

Necesitas que te vean. Para ello, una buena opción es crear un sitio web y asegurarte de que apareces en las redes sociales por las que se mueven tus clientes ideales. Es recomendable aparecer en directorios de «servicio de limpieza profesional» o similares para tu profesión. Lo importante es que tus clientes potenciales sepan que existes.

4. Define tus tarifas

Esta es una de las partes más complicadas para muchos autónomos. A la hora de establecer tarifas hay que tener en cuenta varios factores. Uno de los más importantes es el valor que tus clientes potenciales perciben que tienen tus productos o servicios. Esto dependerá, entre otras cosas, del mercado, la marca o tu posición frente a la competencia. Lo fundamental es que tú conozcas el importe y el porqué de tus tarifas. Tú decides si las haces públicas o si las adaptas a cada cliente.

5. Crea un sistema de facturación

Es posible que la idea de hacer facturas te abrume, pero si estás preparado no tiene que ser complicado. Fija de antemano las condiciones de pago. Piensa cómo y cuándo les vas a cobrar y qué métodos de pago vas a aceptar. Por ejemplo, muchos proveedores de servicios fijan plazos de 30 días, lo que significa que los clientes pueden pagar hasta 30 días después de la recepción de la factura.

En el caso de los pagos a autónomos, es importante ofrecer la máxima flexibilidad a los clientes. Los pagos con tarjeta siguen siendo muy habituales en España y muchos autónomos aceptan transferencias bancarias. Actualmente, muchos clientes prefieren pagar con Google Pay, Apple Pay, Bizum y otros métodos de pago alternativos. Cuantas más opciones ofrezcas a los clientes, mejor será su experiencia de pago.

📌 Consejo profesional: Incrementa las ventas con una app de pago móvil que te permita aceptar una gran variedad de métodos de pago. Usa MONEI Pay para aceptar pagos con tarjeta, Apple Pay, Google Pay, PayPal y Bizum en tu móvil.

6. Regístrate en plataformas para autónomos

Es posible que la idea de encontrar clientes te asuste, pero existen un montón de plataformas para autónomos que puedes usar para empezar. Algunas de las empresas más grandes como Upwork, Freelancer o Fiverr tienen mucha competencia, pero hay muchas empresas buscando ayuda.

Podrías caer en la trampa de depender demasiado de estas plataformas si no pones atención en asegurarte que resaltas y te mantienes fiel a tus tarifas. Aun así, suele merecer la pena usarlas como una herramienta más para encontrar clientes. También hay otras plataformas menos conocidas, como Malt, Workana, Toptal y Behance.

7. Acércate a los posibles clientes

Una vez establecida la base de mostrarte en plataformas para autónomos y anunciar tu negocio en las redes sociales es el momento de ser más directo.

Empieza a acercarte a los posibles clientes y a vender tu producto o servicio. Vender es algo que asusta un poco, especialmente si no estás acostumbrado a ello, pero puedes tomártelo como una creación de relaciones empresariales. Sabes que lo que tú ofreces satisface una necesidad y que eres bueno en lo tuyo. Acércate a los clientes potenciales para presentarte y explicarles cómo puedes ayudarles.

8. Gestiona tus proyectos

Llegados a este punto ya habrás arrancado, pero el éxito conlleva más trabajo y responsabilidades. Piensa en cómo gestionar cada uno de tus proyectos. ¿Puedes hacerlo todo solo o necesitas contratar a alguien o a alguna otra empresa para que haga el trabajo por ti? A lo mejor puedes pedir a un asistente personal o virtual que te haga alguna tarea de administración y contabilidad. También podrías contratar a un comercial para que te dé a conocer mientras tú atiendes a tus clientes existentes y te aseguras de que quedan contentos.

Trabajos populares como autónomo

Puede que te preguntes qué tipos de trabajo se hacen como autónomo. Tú decides los servicios que ofreces, pero sí existen algunos trabajos que es muy habitual desempeñar como autónomos:

Marketing online

El marketing online puede incluir trabajos de community manager, creador de contenido o editor, entre muchos otros, aunque todos conlleven tareas distintas. El trabajo de un especialista de marketing online es, fundamentalmente, conectar las empresas con su público y hacer que sus productos y servicios resalten por encima de los de la competencia.

Desarrollador web

La mayoría de empresas necesitan una página web. Es su hogar digital; un lugar en el que los posibles colaboradores, proveedores y clientes pueden encontrar información. Los desarrolladores web crean el código y las plantillas necesarias para que existan las páginas web de las empresas.

Diseñador gráfico

Los diseñadores gráficos crean la parte artística que acompaña cualquier marca. Saben cómo hacer que tu página web, tus folletos o perfiles de redes sociales y otros soportes visuales sean vistosos y atractivos para los posibles clientes.

Contable

No se arranca un negocio si no se quiere ganar dinero. Y cuando lo consigues, tienes que pagar impuestos. Los contables ayudan a las empresas a asegurarse de que pagan los impuestos y el IVA de manera puntual. También ofrecen asesoría en el tema de los impuestos y las finanzas.

Carpintero, fontanero o electricista

Este tipo de «oficios» los desempeñan generalmente autónomos y contratistas que no quieren ligarse con una sola empresa para hacerse un sueldo. Puedes unirte a un grupo de operarios de confianza que te ayude a dar a conocer tu nombre y tus servicios y a generar confianza en ti.

Limpiador del hogar

Todos tenemos mucho que hacer en nuestro día a día y es posible que mantener la casa limpia sea ese extra al que no llegas. Si ofreces servicios de limpieza de hogares, puede ayudarte hacerlo con un negocio de freelance.

Peluquero

Como peluquero puede que trabajes en más de una peluquería como autónomo y que aceptes desplazarte tú a casa de tus clientes.

Abogado

En algún momento u otro todos necesitamos un servicio de asistencia legal. Como abogado autónomo puede que tengas clientes corporativos más grandes o que ofrezcas asistencia legal a pequeñas empresas y a personas individuales.

6 errores que todo autónomo debe evitar

La mayoría de autónomos que conozcas habrán cometido uno o más de los errores que comentamos a continuación. Aprende de ellos para no caer en las mismas trampas:

1. Mezclar las finanzas personales con las profesionales

Imagínate tener que encontrar entre las líneas de tu cuenta bancaria personal los pagos, gastos e intereses de tu negocio. Tendrás que asegurarte de que no confundes la compra del súper con los gastos de viaje o los cargos del teléfono. Esto hace que las declaraciones trimestrales y de cierre de año sean incluso más complejas de lo que ya son.

2. Encargarse personalmente de la contabilidad

Como autónomo, es importante hacer bien el seguimiento de los ingresos y los gastos de cada mes, pero cuando ya se trata de pagar los impuestos trimestrales o de presentar las declaraciones anuales, trabajar con un gestor o contable puede ahorrarte tiempo y dinero, si acabas cometiendo algún error.

3. Empezar a trabajar antes de acordar las condiciones

Los autónomos con experiencia se aseguran de dejar todos los aspectos del proyecto muy bien definidos antes de empezar cualquier trabajo, desde las condiciones de pago hasta las fechas de entrega y las prácticas de trabajo. En muchos casos lo hacen después de haber aprendido por las malas que, si no lo hacen así, pueden acabar dedicando un tiempo y unos recursos que nunca se recompensan económicamente o que los clientes pueden pedir más de lo acordado inicialmente por el mismo precio. Asegúrate de no cometer el mismo error que ellos.

4. Enviar facturas poco claras

Evidentemente, quieres que te paguen por el trabajo que haces, pero muchos autónomos complican el proceso enviando facturas que no son nada claras, sin instrucciones sobre cómo o cuándo pagar, o sobre qué tiene que hacer el cliente si quiere más información. Facilita la vida a tus clientes dándoles unas instrucciones de pago claras y una lista de los métodos de pago que aceptas.

📌 Consejo profesional: Aceptar pagos con tarjeta es fundamental. Aun así, no debería ser el único método de pago que aceptas. Es muy importante que añadas métodos de pago locales y alternativos a tu negocio freelance. Usa MONEI para diversificar tu oferta de métodos de pago de desde una sola plataforma. Vamos allá ››

5. Contratar a las personas equivocadas

No es nada fácil contratar a las personas adecuadas. Incluso las grandes empresas se equivocan, pero si necesitas a alguien que te ayude en tu negocio como freelance, es importante que contrates a las personas adecuadas. Para ello, pide referencias, comprueba las titulaciones y asegúrate de que la persona que vas a contratar conecta con tu marca y tus valores.

6. No contratar a nadie

Esto no siempre es un error, pero si tu empresa crece, querer hacerlo todo tú puede acabar siendo un problema. Dedicarás tiempo en cosas en las que no eres ningún experto y esto te dejará menos tiempo para dedicarlo a lo que facilita la vida a tus clientes. Pide ayuda cuando la necesites.

Empieza a ser autónomo en España

Ya te has contenido bastante los nervios y sabes qué hay que hacer para ser freelance en España, de modo que ha llegado el momento de pensar en tu futuro. Ten en cuenta los inconvenientes, disfruta las ventajas y sal a buscar a tus primeros clientes. Y cuando llegue el momento de cobrar, en MONEI estaremos aquí para lo que necesites.

Alexis Damen

Alexis Damen es Head of Content en MONEI. Le encanta diseccionar temas complejos del sector de los pagos, la venta online y el comercio para ayudar a los negocios a triunfar (con MONEI como plataforma de pagos, ¡claro!).

#Servicios de pagos #Métodos de pago #Pagos para autónomos #Pagos móviles

Cómo ser autónomo en España (y los 6 errores que debes evitar)